Grundsätzlich erfolgt die Erfassung von Pflanzen- und Tierarten innerhalb eines konkreten Projekts. Die LANIS-Zentrale (SGD-Nord) legt dafür zu Beginn der Erfassung im Serviceportal jeweils eine eigenständige Kampagne an. Allen an der Kampagne beteiligten Personen werden von der LANIS-Zentrale sogenannte „Rollen“ zugewiesen (s. Rollenkonzept).
Die LANIS-Zentrale versendet daraufhin Zugangsdaten an die am Projekt beteiligten Personen. Weitere Informationen zur Anmeldung in das Serviceportal Arten s. Anmeldung im Serviceportal Arten.
Die Rollen beschreiben die Rechte und Funktionen, die einzelne an dem Verfahren beteiligte Akteure einnehmen. Die Rollen werden unterschieden in:
Datenerfassung: Die Rolle Datenerfassung entspricht der Person (z.B. Mitarbeitende eines Kartierbüros), welche die Informationen aus der Kartierung in das Serviceportal überträgt. Hierbei kann es sich um den Kartierenden handeln, d.h. die Person, die die jeweilige Art im Gelände erfasst hat oder um einen von der Kartierung unabhängigen Datenerfassenden. Sie sind somit inhaltlich verantwortlich für die Richtigkeit der erhobenen Fachinformationen.Qualitätssicherung: Der Qualitätssichernde entspricht der Person, die in der Kampagne für die Qualitätssicherung der Daten verantwortlich ist (z.B. Sachverständiger, Koordinator). Er ist fachlich Verantwortlicher für die Durchführung der Qualitätssicherung sowie für die Unterstützung der Datenerfassenden bei der korrekten Dateneingabe.Auftraggeber: Der Auftraggeber (z.B. LfU, UNB, ADD, DLR) ist die fachlich verantwortliche Stelle für die Steuerung und Durchführung einer Kampagne.LANIS-Zentrale: Die LANIS-Zentrale (SGD Nord) ist Initiator einer Kampagne und verantwortlich für die Übernahme der Ergebnisse ins LANIS nach Abschluss der Kampagne.
Die Anmelung im Serviceportal Arten erfolgt über folgenden Link: https://anmeldung.naturschutz.rlp.de. Nach Eingabe des Benutzernamens und Passworts erfolgt innerhalb von drei Sekunden eine Weiterleitung zum Serviceportal Arten. Wurden dem Benutzer mehrere Rollen zugewiesen oder hat er Zugriff auf andere Serviceportale (z.B. Biotope), erfolgt keine automatische Weiterleitung, und der Benutzer wählt die entsprechende Rolle bzw. das entsprechende Serviceportal manuell aus.